اخبار شرکت گامادسک

تعريفهاي زيادي در خصوص ميز کمک (Help Desk) ارائه شده است که اکثر آنها درست بوده ولي دقيق نمي باشند.

برخي Help Desk را شخصي مي‌نامند که در سازمان به درخواستها و نياز کاربران پاسخ مي‌دهد.

برخي ديگر آن را نقطه تماس (SPOC) بين مشتري و واحد خدمت‌رساني مي‌دانند.

اما دقيق‌ترين تعريفي که مي‌توان از واژه Help Desk داشت:

اگر نقش هلپ دسک در واحد فناوري اطلاعات درست انتخاب شود رضايت حداکثري مشتريان (کاربران) را به همراه خواهد داشت.

نکته‌اي که در اينجا وجود دارد اين است که هلپ دسک يک نقش است که مي‌تواند انسان باشد و يا يک سيستم.

حال وقت آن رسيده که بپرسيم نرم افزار Help Desk چيست؟

شرکت بهره برداري نفت و گاز زاگرس جنوبي يکي از سه شرکت زير مجموعه شرکت نفت مناطق مرکزي ايران است که بخشي از گاز مصرفي کشور را تامين مي‌کند. درحال حاضر اين شرکت پنج منطقه عملياتي نار وکنگان، آغار و دالان، پارسيان، سرخون وگشوي جنوبي و سروستان و سعادت آباد را در استان‌هاي فارس، بوشهر و هرمزگان راهبري مي‌کند و در آينده با بهره‌برداري از ميدان‌هاي اکتشافي جديد، استان‌هاي کهگيلويه و بوير احمد و چهار محال و بختياري نيز به حوزه عملياتي اين شرکت اضافه مي‌شود. ستاد مرکزي شرکت بهره‌برداري نفت و گاز زاگرس جنوبي در شيراز مستقر است و وظيفه مديريت و برنامه‌ريزي، ارائه خدمات فني و مهندسي، عملياتي، پشتيباني، مالي و اداري به مناطق عملياتي را عهده دار است.

نرم‌افزار Help Desk گاما در شرکت بهره برداري نفت و گاز زاگرس جنوبي براي 500 کاربر و بصورت فول ماژول درحال راه‌اندازي مي‌باشد. اين شرکت بعد از نفت مناطق مرکزي ايران نرم‌افزار گاما را براي مديريت فناوري اطلاعات (ITSM) انتخاب نموده است. Help Desk گاما در اين شرکت به منظور استفاده و بهره‌گيري از سيستم مديريت درخواست (Ticketing) و مديريت تجهيزات دارايي درحال راه‌اندازي مي‌باشد. لازم به ذکر است خدمات و فعاليت‌هاي مخابراتي اين مجموعه هم در اين نرم‌افزار پياده‌سازي شده است.

منبع: نرم ‌افزار گاما

مديريت يک دفتر کار يا واحد شلوغ کار ساده‌اي نيست بخصوص اگر کسب و کار به شدت درحال پيشرفت و توسعه باشد. توسعه کسب و کار و پيشرفت احساس رضايت را به دنبال دارد اما به همان ميزان براي باقي ماندن در اين وضعيت به مهارت و تجربه نياز است.

تلفن‌ها مدام زنگ مي‌زنند، ايميل‌ها پشت سرهم لود مي شوند، نظرات در شبکه‌هاي اجتماعي منتظر پاسخ هستند و در يک جمله “مشتريان نياز به توجه دارند”. همه ما با اين موارد سرو کار داشته ايم و تا زماني که راه حلي پيدا نکنيم، ادامه خواهند داشت! به همين خاطر براي آسان شدن کارها به پياده سازي سرويس‌دسک در فناوري اطلاعات نياز خواهيم داشت.

همه مي‌خواهند کسب و کار کارآمدي داشته باشند. به عبارت ديگر به آرامي و بدون زحمت باعث افزايش بهره وري عمليات سازمان شان باشند. براي اين کار لازم است از سرويس دسک به عنوان مرکز ارتباط با مشتريان استفاده کرد. به طورمثال اگر مشتري تماس بگيرد يا از پورتال وب سايت بازديد کند، يا درخواستش را از طريق ايميل يا چت بفرستد از طريق اين سرويس قادر به پاسخگويي سريع و موثري خواهيد بود.

مشتريان براي ارتباط با شرکت شما به يک تجربه قطعي نياز دارند و بنابراين بهترين خدمات را از شما انتظار خواهند داشت. با توجه به اينکه بيش از ¾ مشتريان بالقوه به دليل تجربه تلخي که داشتند از خريد پشيمان شده اند، خدمات مناسب براي همه مشتريان اولويت دارد. کاربراني که از موبايل استفاده مي کنند با آن هايي که از طريق تبلت، لپ تاپ يا ديگر دستگاه ها با شما در ارتباط هستند نبايد تفاوتي داشته باشند و لازم است خدمات مناسب را به يک ميزان به آن ها عرضه کنيد.

وقتي کارمندان بدون مشکل قادر به انجام کارهايشان هستند پس يعني بهره وري افزايش يافته است. با پياده سازي بسياري از ويژگي هاي نرم افزار هلپ دسک، کارمندان کارهاي خود را سريع تر و آسان تر انجام خواهند داد. به جاي اينکه بين درخواست ها به دنبال اطلاعات مهم باشيد، نرم افزار Help Desk تمام اسناد را براي شما اولويت بندي خواهد کرد به اين ترتيب زمان کمتري را براي يادآوري وظايف به کارکنان تان صرف خواهيد کرد چرا که مديريت وظايف يکي از ويژگي هاي هلپ دسک به شمار مي‌رود.

براي برگزاري يا لغو جلسه مي توانيد زمان آن را مشخص کنيد و براي افرادي که لازم است شرکت کنند تنها با يک کليک ارسال کنيد. داشبورد شما تمام اطلاعاتي را که مي خواهيد به شما نمايش خواهد داد.

تنها چيزي که آرامش يک کسب و کار را به هم مي زند، مشکل است. هيچ کس دوست ندارد هنگام انجام کار با مشکل مواجه شود. مشکلات هنوز هم غيرمنتظره هستند. پس بايد راهکاري براي به حداقل رساندن آن ها داشته باشيم و اينکه چطور از بروز مجدد آنها جلوگيري کنيم.

مديريت مشکل Help Deskدر IT چه نقشي دارد؟

همانطور که رخدادها به Help Desk گزارش مي شوند بايد رصد و تحليل شوند. زماني که در يک مورد يا موقعيت خاص تعداد اين رخدادها بيشتر شود نشان دهنده اعلام خطري براي مديريت است که بايستي هر چه زودتر تحليل و بررسي کنند. چرا که با مديريت رخدادهاي کوچک مي توان مشکلات بزرگ تر را حل کرد. فرايند مديريت مشکل يکي از ويژگي هاي مهم نرم افزار هلپ دسک گاما محسوب مي شود که جزئيات آن را مي توانيد مطالعه کنيد.